3 Wege, Ihr Zeitmanagement zu boykottieren!

Weg Nr. 1: Nehmen Sie Abstand von Ihrem Perfektionismus.

Perfektionismus ist der Zeitfresser Nr.1! Was für Sie perfekt ist, ist für Ihre Mitarbeiter vielleicht nicht gut genug oder umgekehrt. Was ich hier meine ist, dass die Bemessung einer perfekten Ausführung im Ermessen der einzelnen Person liegen kann. Deshalb macht es Sinn zu prüfen, an welcher Stelle gemäß den Richtlinien eine Qualität wichtig und richtig ist, und wo es hier um selbstauferlegten Perfektionismus geht.

Nach meinem ersten Artikel „3 Tipps für mehr Zeit für Zahnärzte und Teams in der Praxis“ geht es nun also darum, dass Sie Ihr Verhalten selbst hinterfragen.

Hierzu habe ich ein ganz extremes Beispiel:

Eine Praxis bestellte mich zur Beratung, aufgrund mangelnder Liquidität. Als ich in die Praxis kam und mir die Sachlage ansah, war ich entsetzt. Der Praxisinhaber hatte 5 Jahre lang Rechnungen gesammelt, fein abgeheftet in Ordnern. Auf die Frage, weshalb diese nicht gestellt wurden, kam die Antwort, dass es doch sehr zeitintensiv sei und es müsse ja schließlich ordentlich werden. Nach dem Aussortieren der Rechnungen, die schon verjährt waren, machte ich mich mit seiner Verwaltungskraft daran, die Rechnungen zu schreiben, die noch ausstanden. Schon nach 2 Tagen hatten wir 50.000 € abgerechnet. Doch dann kam der Perfektionismus des Praxisinhabers ins Spiel: dieser wollte jede Rechnung prüfen und jeden Betrag auf den Cent genau nachrechnen. Er schaffte es einfach nicht, über einen Cent hinwegzusehen und verzichtete lieber auf mehrere 100.000 €, aus Angst einen Fehler zu machen. Das ist sicherlich ein extremes Beispiel, aber prüfen Sie trotzdem, wo Sie Abstriche machen können?

Beispiele für zu viel Perfektionismus, der bremst:

• Mails müssen nicht immer zu 100% fehlerfrei geschrieben werden.
• Der Fußboden, muss nicht 3x pro Tag gewischt werden.
• Die Dokumentation muss nicht in Schönschrift, sondern leserlich und vollständig sein.
• Die Arbeiten, die Sie delegieren, können nicht zu 100% Ihr Niveau haben.
• Sie müssen dem Patienten nicht unbedingt 3 Kostenvoranschläge für seine Alternativen schreiben.
• Sie brauchen dem Patienten keine Stunde lang alle Nachteile und Vorteile über jedes kleinste Risiko kommunizieren.

Mein Tipp: Seien Sie nicht immer pünktlich auf die Sekunde, halten Sie nicht übertrieben Ordnung, sehen Sie keine Pflichten, wo sie nicht notwendig sind, tolerieren Sie auch mal Fehler, stehen Sie auch mal zu den Fehlern und lernen Sie daraus, überfordern Sie sich und Ihre Kolleginnen nicht.

Weg Nr. 2: Stellen Sie eine Frage, anstatt eine Ansage zu machen.

Die interne Kommunikation ist häufig aneinander vorbei, weil jeder seine eigene Interpretation der Dinge hat. Wir gehen häufig davon aus, dass das Gegenüber schon versteht, was ich sage und denke, doch dem ist nicht so. Was es braucht, ist eine im Detail verständliche Kommunikation und Organisation.

Zeitfresser Nr. 1, die Behandlung ist nicht vorbereitet, trotz dem Sie Checklisten angefertigt haben, sich mehrfach beschwert haben und dennoch, es funktioniert einfach nicht.

Mein Tipp: Arbeiten Sie mit einer Frage, statt mit der Ansage, es soll alles vollständig sein.

Diese 3 Fragen bewirken eine wahrhaftig zielführende Kommunikation:

1. Wie bekommen wir es hin, dass alle Materialien aufgefüllt sind?
2. Wann kann dies passieren?
3. Was braucht ihr dafür?

Mit den Antworten, die Sie erhalten, können Lösungen geschaffen werden, um den Idealzustand herzustellen. Befreien Sie sich davon, dass dies sofort zu 100% funktionieren muss, denn das ist definitiv unrealistisch und bringt nur noch mehr Missstimmung. Stattdessen vereinbaren Sie lieber ein Feedback-Gespräch.

Weg Nr. 3: Erstellen Sie eine konkrete Handlungsplanung.

Sie haben es hundertmal gesagt und keiner tut es? Ich gehe mal davon aus, dass Sie nicht unbedingt bösartige, faule und dumme Mitarbeiter haben. Meist stelle ich fest, dass Aufgaben pauschalisiert in den Raum geworfen werden, ohne dass klar ist, wer diese Aufgabe, wann und wie genau ausführen soll. Das ist Ihnen sicher nicht bewusst, aber hieran könnte es liegen, dass die Aufgaben nicht ausreichend Ernsthaftigkeit erhalten.

So können Sie besser planen!

Planung im Kalender oder Planung auf einer To Do Liste.

Wichtige Details sind die genaue Beschreibung der Aufgabe, bestenfalls mit der Idee des Ergebnisses, welches Sie sich vorstellen!

Praxis-Beispiel:

Auffüllen Matrizen:

• Wieviel von welchen Matrizen wollen Sie pro Zimmer verteilt wissen?
• Wann genau soll diese Arbeit stattfinden? Morgens, mittags, abends?
• Wer kümmert sich in welchem Zimmer darum?

Nun legen Sie dies genau fest:

Handlungsplanung oder TO DO Liste!

Handlungsplanung Kalender!

Wenn etwas nicht funktioniert, fragen Sie doch einmal nach dem „Was brauchen Sie, damit es funktioniert?“

Fazit: Wollen Sie Ihr Zeitmanagement innerhalb von kürzester Zeit reorganisieren, dann lassen Sie dies im Team moderieren. Infos unter: alexa-saphoerster.com