Faktor 1: Das einfachste Controlling – Ihr Terminplan
Die willkürliche Planung ist wohl die, die am meisten betrieben wird. Hieraus entsteht ein großer Nachteil für Ihr Honorarmanagement. Denn was am Ende des Tages umgesetzt wurde, entscheidet über Ihr Tageshonorar. Wenn also einfach drauf los geplant wird, entstehen Tage, an denen Sie möglicherweise ausschließlich konservierende, endodontologische und Schmerzbehandlungen verzeichnen können. Die Nachteile sind vielfältig.
Praxis Dr. Müller ist komplett fremdbestimmt!
Herr Dr. Müller ist genervt und gestresst, denn er hat wenig Freizeit. Seine Praxis ist etabliert und die Patienten kommen täglich scharenweise in die Praxis. Beizeiten überlegt er sich, ob er ein paar Patienten aussortiert, nämlich die, die immer meckern, zu spät kommen und keinerlei Interesse an Zuzahlungsleistungen haben.
Das macht er dann aber doch nicht und ärgert sich weiter über Stress, volle Wartzimmer, gestresste Mitarbeiter und tageweise KCH-Leistungen.
Die ZE Präp-Termine liegen immer etwas weiter in der Planung, weil die nächsten Wochen einfach schon voll sind.
Sogar Leerlauf kann zwischendurch entstehen, wenn kurzfristig auch noch längere Behandlungen absagen.
Fazit: So oder so ähnlich ist die Situation, wenn eine willkürliche Planung am Werk ist. Dies geht anders, braucht aber die Arbeit an dem Zeitmanagement Teil 1, Teil 2 und dann dem Teil 3, der hier beschrieben steht.
Diese Vorteile haben Sie bei einer gezielten Planung
- Abwechslungsreiche Termine
- Gezielte Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals-, und Jahres Honorarplanung
- Ausreichend Zeitfenster für profitable und honorarbringende Behandlungen
- Selbstbestimmung und damit Erfolg und Freude
- Vermeidung von Warte- und Leerlaufzeiten
- Ausreichend eingeplante Pausen und pünktliche Feierabende
Die gezielte Planung funktioniert so: Sie bestimmen im Vorfeld, welche Behandlungen Sie in welcher Menge pro Tag, pro Woche, Monat, Quartal bzw. für das gesamte Jahr haben möchten. Die Zeitfenster für größere Behandlungen werden im Vorfeld mit einer Vorausplanung reserviert. Eine Planung mit Ihren Gesamthonorarpotentialen und Mengen erhalten Sie unter www.alexa-saphoerster.com Analyse Tool.
Welche Behandlungen brauchen Planung?
- PAR-Behandlungen
- Zahnersatz-Präparationen
- Implantat-Behandlungen
- Mehrschicht-Zuzahlerfüllungen
- PZR
- KB
- CMD und Funktionsanalytik
- Endodontische Behandlungen auf privater Basis
- IP
- KCH/ CHIRG Leistungen
Und so gehen Sie vor:
Natürlich ist auch hier eine Willkür wenig erfolgreich. Sie müssen wissen, welche Mengen Sie planen müssen. Die Mengen analysieren Sie in Ihren Umsatz- und Leistungs-Statistiken.
Analyse Ihrer Mengen und verteilen auf Ihren Planer
- Sie analysieren die Mengen für diese favorisierten Behandlungen pro Jahr.
- Sie berechnen dann die Mengen für die Quartale, Monate, die Woche und schlussendlich pro Tag.
- Reduzieren Sie diese Planung auf eine Wochenplanung, damit es übersichtlicher wird.
Diese Planung, bzw. Ihre individuellen, anhand Ihrer Zahlen ausgerechneten Behandlungen, übertragen Sie virtuell in Ihren Terminplan als Vorausplanung. Sie reservieren sozusagen für Ihre Patienten die Zeitfenster.
Wichtiger Hinweis: Diese Planung funktioniert mit einer guten internen Kommunikation, mit einem rechtzeitigen Warnsystem, wenn die Zeiten noch nicht verbucht werden konnten, und einer optimalen Zusammenarbeit im Team.
Für genauere Planungen, die Ihre Potentiale mit einbeziehen, wenden Sie sich an www.alexa-saphoerster.com.
Faktor 2: Die Behandlungsplanung sorgt für Flow
Organisation und Behandlungsplanung – Aus der Willkür eine Kür!
Eines der Hauptprobleme ist die Zeitplanung in Praxen und das betrifft sowohl die zeitlich hochfrequentierten als auch die Praxen mit Leerlauf. Die perfekte Zeitplanung bezieht sich nicht nur auf den stressfreien Tagesablauf oder die ausreichenden Pausen und das Einhalten der Freizeiten und des Feierabends. Die perfekte Zeitplanung unterteilt sich in zwei Faktoren!
Wofür soll eine andere Zeitplanung gut sein?
1: Die Zeitplanung soll pro Tag, pro Woche, pro Monat und Quartal, bis hin zu einem Jahr einen entsprechenden Umsatz generieren.
2: Die Zeitplanung soll so funktionieren, dass Sie keine zu langen Wartezeiten und Leerlaufzeiten haben und einen übergreifenden Ablauf und damit auch noch Freizeiten haben.
Die übergreifende Terminplanung:
Je nachdem, wie viele Zimmer Sie zur Verfügung haben, bietet sich eine übergreifende Terminplanung an. Das bedeutet, wenn auf Zimmer 1 eine Präparation einbestellt ist und hier betäubt wird, kann in Zimmer 2 eine kurze Behandlung stattfinden, wie eine Mu, eine ÜZ, eine Med. Wenn im Präparationszimmer die Provisorien von einer versierten Mitarbeiterin gemacht werden, können Sie schon im anderen Zimmer weiter behandeln.
Hinweis: Mit der Einhaltung mehrerer Begleitfaktoren erreichen Sie mit der übergreifenden Planung eine gute Auslastung und ein ausreichendes Tageshonorar. Voraussetzung ist ausreichend Personal, eine versierte, flexible Terminassistentin und eine gute interne Kommunikation.
Auf die Schnittstellen kommt es an! Sie brauchen einen Richtwert!
Wie oft kommt es vor, dass zu viel oder zu wenig Zeit eingeplant wird? Eine gute Planung nähert sich so weit einer perfekten Planung an, insofern, dass eine grundlegende Einhaltung der Termine gewährleistet werden kann. Das bedeutet, dass für die unterschiedlichsten Leistungen ein Richtwert vorhanden sein muss. Das bedeutet aber auch, dass zudem eine individuelle Planung unabdingbar ist.
Sie brauchen individuelle Richtwerte:
Verschiedene Leistungen benötigen einen unterschiedlichen Zeitfaktor. So braucht die Zement-Füllung bei Ihnen wahrscheinlich einen anderen Zeitfaktor als die Mehrschichtfüllung. Wenn Sie also für jede Füllung 30 Minuten veranschlagen, so haben Sie unweigerlich mit Leerlauf und oder Wartezeiten zu kämpfen.
Eine gute Planung braucht Vorgaben! So gehen Sie vor:
Sie planen für alle Leistungen eine Grundzeit ein. Hierfür notieren Sie alle Leistungsrubriken, die Sie haben. Sie stellen sich während der Behandlungszeiten eine Stoppuhr und kalkulieren so die durchschnittlichen Zeiten für diese Leistungen. Die Zeiten werden nun entweder in das Computerprogramm abgespeichert, oder für die manuelle Terminplanung als Checkliste dokumentiert.
Faktor 3: Leitfäden für Kommunikationsregeln
- Leitfaden für Patientenberatungen
- Leitfaden zur Kommunikation intern und zum Patienten
- Leitfaden zu den Kommunikationsregeln mit dem Patienten
Lesen Sie hierzu mehr in meinem nächsten Artikel.
