Tipp 1: „Unterscheiden Sie Wichtiges und Dringendes“
Können Sie dringende Dinge von wichtigen Dingen Unterscheiden? Die häufigste Problematik in den Praxen, die deutlich mehr Honorar machen könnten, bzw. deutlich effizienter arbeiten könnten, betrifft genau diese Thematik.
Mehr Honorar und mehr Freizeit
Haben Sie es geschafft die dingenden Dinge zu kontrollieren, um mit den wichtigen Dingen das zu erschaffen, was Sie wirklich wollen, ist die Freude groß. Neben der Selbstbestimmung erhalten Sie gezielte Honorare und so viel Freizeit, wie Sie sich gemäß Ihrer Zielsetzung erlauben können.
Hamsterrad Ade
Verabschieden Sie sich von Überforderungen, Ärger mit Patienten, mit sich stapelnden Aufgaben, Terminen, die nicht das einbringen, was für Sie sinnvoll ist und Spaß macht.
Was also bedeutet „Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden“? Dafür erkläre ich erstmal was dringend bedeutet.
Dringend sind alle Dinge, die sofort erledigt werden sollen, wie zum Beispiel:
| 1. Die Behandlungen der Patienten, die zum Termin kommen |
| 2. Die Abrechnungen, die ein zeitliches Fenster haben |
| 3. Die Telefonate, die keinen Aufschub erlauben |
| 4. Die täglichen Prozesse, Sterilisation, Administration, Dokumentation… |
| 5. Die Schmerzfälle, die spontan vor der Tür stehen |
Hinweis: Da die dringenden Dinge dominanter sind als die wichtigen, entsteht hierdurch eine zeitliche Fremdbestimmung, die häufig zu Unzufriedenheit und Ärger führen kann.
Wichtig sind alle Dinge, die eine Hebelwirkung haben:
Die wichtigen Dinge betreffen meistens die Themen, die aufgeschoben werden können, da Sie nicht dringend sind. Allerdings haben die wichtigen Themen eine so große Auswirkung auf die Effektivität und Effizienz, dass diese die dringenden Themen positiv beeinflussen können.
Praxis Beispiel aus der Beratung eines Zahnarztehepaars aus dem Sauerland
Die Praxisgemeinschaft der Eheleute besteht schon seit 10 Jahren. Etabliert am Ort haben die Eheleute mindestens 600 GKV Patientenfälle und 20% private Patienten. Fleißig arbeiten die Eheleute jeden Tag an ihren Patienten in einer Zeit von 09:00 Uhr bis abends 19:00 Uhr, mit einem freien Nachmittag am Mittwoch. Nachdem vor 2 Jahren die Verwaltungskraft in Rente gegangen ist und er nicht auf Anhieb eine Ersatzkraft finden konnte, hat sich der Inhaber selbst eingearbeitet. Mit dem Gedanken, sich hier unabhängig zu machen, tätigt er seither die Abrechnung selbst.
Seine Arbeitszeit pro Tag beträgt häufig 14 Stunden. Wie er das schafft, weiß er selber nicht genau. An der Situation etwas ändern? „Dazu habe ich keine Zeit.“ sagt er. Auf der Strecke bleibt zum einen sein Privatleben und Frei- bzw. Erholungszeit, zum anderen die Anpassung des Behandlungskonzeptes, neue und angepasste Abrechnungsmodalitäten, der Ausbau von Zuzahlungs- und Privatleistungen, somit natürlich auch eine Menge an Honorar, welches hier generiert werden könnte.
Ihre Checkliste für Themen, die Sie evtl. vernachlässigt haben:
| 11 wichtige Themen mit Hebelwirkungen für Ihren Praxiserfolg |
| 1. Teambesprechungen |
| 2. Behandlungskonzepte |
| 3. Abläufe strukturieren |
| 4. Mitarbeiter Qualitätskontrollen |
| 5. Preis und Leistungsentwicklung |
| 6. Personalentwicklung/ Fortbildung |
| 7. Dokumentationen |
| 8. Controlling |
| 9. Coaching |
| 10. Mitarbeitergespräche |
| 11. Tages-, Wochen-,Monats-, Jahres-Planung usw. |
Mein Tipp: Nehmen Sie sich die Zeit und notieren Sie mal alle Ideen und Dinge, die Ihnen schon immer im Kopf herumschwirren, was Sie eigentlich mal machen müssten. Zudem können Sie in der Checkliste gucken, welche Themen für Sie relevant sind und bisher noch nicht ausreichend Beachtung gefunden haben.
Fazit: Die Arbeit an oben genannten Themen bringt mehr von dem, was Sie wollen: Freizeit, Honorare, Zufriedenheit der Mitarbeiter. Die Kurve zu bekommen, ist bekanntlich schwer, weil routinierte Denkprozesse Sie gern in alt gewohntes zurückziehen wollen. Das einfachste und schnellste geht mit einem Coach oder Berater, der das ganze Team mit einbezieht. www.alexa-saphoerster.com
Tipp 2: „Zeitfresser erkennen“
Erkennen und enttarnen Sie Ihre Zeitfresser!
Sie wollen sich auf die Behandlung konzentrieren und dann fehlt etwas im Zimmer? Der Tag war gut geplant und plötzlich stehen 3 Schmerzpatienten vor der Tür. Es handelt sich um Zeitfresser, die Ihnen das Leben schwer machen, wenn diese nicht glasklar organisiert sind.
Ein perfekter Praxis Tag
Vielleicht lieben Sie es, in aller Ruhe eine Präparation zu machen und parallel dazu, wenn die ZMF die Abdrücke und Provis macht, eine Arbeit einzusetzen. Danach sind noch Füllungen mit Zuzahlungen geplant und eine PAR usw. Die Schmerzpatienten haben ihre Zeitfenster, die Arbeiten passen, die Behandlung ist optimal vorbereitet. Ein Traum? Wie ist das nur möglich?
Mal abgesehen von kleinen Störfaktoren, die einfach menschlich sind, muss das kein Traum bleiben, wenn Sie die Zeitfresser erkennen und im Team abarbeiten.
Diese Zeitfresser sollten Sie kennen!
| Die 10 häufigsten Zeitfresser |
| 1) Unterbrechung in den Behandlungen |
| 2) Telefonate zwischendurch |
| 3) Diskussionen zwischen den Behandlungen |
| 4) Fehlende Materialien in den Zimmern |
| 5) Unvorbereitete Behandlungen |
| 6) Technische Störungen und defekte Geräte |
| 7) Redselige Patienten |
| 8) Schlecht geplante Behandlungen |
| 9) Nicht passender Zahnersatz |
| 10) Verspätete Patienten |
3 Tipps für Veränderung:
- Machen Sie sich eine Liste mit all den Dingen und Themen, die Sie persönlich als Zeitfresser empfinden. Führen Sie diese Liste täglich und ergänzen Sie in den Situationen, in denen Sie sich am meisten ärgern.
- Enttarnen Sie diese Situationen als erstes durch Ihre Beobachtung.
- Verändern Sie diese Punkte, indem Sie sich die Ideallösung vor Augen halten und so lange mit dem Team nach Lösungen suchen, bis Sie damit zufrieden sind.
Tipp 3: „Das Direkt-Prinzip mit sofortiger Wirkung“
Die Themen im Hinterkopf belasten jeden, der sie nicht aufschreibt oder erledigt. Sicher kennen Sie das ungute Gefühl, etwas noch nicht erledigt zu haben. Wie zum Beispiel: das Gespräch mit dem Techniker, das Telefonat mit der Bank, den Steuerberater zurückrufen. Die Verwaltungskräfte trifft dies genauso: die KZV-Abrechnung muss raus, der Patient wartet auf einen Anruf und die Recall-Liste muss warten. Patienten-Erinnerung, wann soll das noch gemacht werden. Zeitmanagement ist komplex und die Möglichkeiten, mit diesen Themen umzugehen, sind vielfältig.
Um mit diesen Themen besser umzugehen, handeln Sie entweder direkt, delegieren sie weiter, oder treffen zumindest direkt eine Entscheidung, wie Sie damit umgehen wollen.
Das Direkt-Prinzip: Es besteht lediglich daraus, eine sofortige Entscheidung zu treffen und in dem Moment zu handeln:
- Wenn Sie einen Brief erhalten, mit dem Sie gerade nichts anzufangen wissen, dann entscheiden Sie, dies sofort zu erledigen und für das Problem eine sofortige Lösung zu finden.
- Wenn Sie Mails öffnen, entscheiden Sie sofort nach dem Öffnen, ob Sie diese löschen, abbestellen oder in einen Ordner ablegen.
- Öffnen Sie die Post und arbeiten Sie diese so weg, dass der Stapel vom Schreibtisch verschwindet.
- Planen Sie sofort an der Verwaltung täglich ein bestimmtes Zeitfenster für die Erledigung von Telefonaten ein.
- Planen Sie eine Zeit für die Abarbeitung der Recall-Liste und halten Sie diese ein.
Die Delegation:
- Versuchen Sie, wenn Sie nicht mehr durchkommen, Arbeiten an Kolleginnen und/oder Mitarbeiterinnen zu delegieren.
- Wenn Sie den Steuerberater sprechen müssen, dann rufen Sie nicht selbst 3x an, bis Sie ihn an das Telefon bekommen, sondern informieren Sie Ihre Mitarbeiterin an der Rezeption, dass diese einen Telefon Termin erwirkt, oder den Steuerberater für Sie ans Telefon organisiert.
- Die Vereinbarung von Terminen bei der Bank oder Steuerberatern delegieren Sie an Ihre Verwaltungskraft.
Fazit: Die Themen, die delegiert werden können, sind vielfältig und benötigen einen Rahmen. Diesen Hebel zu aktivieren bedeutet, gemeinsam festzulegen, wer Aufgaben übernehmen kann, wie diese Aufgaben ausgeführt werden sollen und wann dies passieren soll. Alle Themen im Zusammenhang bedürfen der Kommunikation und Koordination.
