1. Personalkostenquote
Das KZBV-Jahrbuch veröffentlicht jedes Jahr eine Vielzahl praxisrelevanter Statistiken. Danach sind im Durchschnitt über 50 % aller Ausgaben, die in einer Zahnarztpraxis anfallen, für das Personal. Grund genug, sich diese Kosten genauer anzuschauen. Die Personalkostenquote bezeichnet dabei das Verhältnis zwischen Gesamtumsatz der Praxis und aller Personalkosten inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Man könnte alternativ die Kosten auch in das Verhältnis des reinen Praxishonorars setzen.
Im Durchschnitt beträgt die Personalkostenquote – gemessen am Gesamtumsatz – laut KZBV-Jahrbuch im Jahr 2021 rund 27 %. Gemessen am fremdlaborbereinigten Umsatz rund 32 %. Das bedeutet, für jeden Euro Honorarumsatz gibt man 32 Cent Personalkosten aus. Es gibt Faktoren, die diese Quote maßgeblich beeinflussen. Wenn in einer Praxis angestellte Zahnärzte beschäftigt sind, dann liegt die Quote regelmäßig höher, und wenn „unterbezahlte“ Familienmitglieder in der Praxis mit vollem Einsatz helfen, dann ist die Quote oftmals geringer. Den %-Satz findet man in der BWA neben den tatsächlichen Kosten. Falls er nicht ausgewiesen ist, kann man ihn auch einfach selbst ermitteln: Personalkosten/Gesamtumsatz oder Personalkosten/Honorarumsatz. Wenn man weit über den durchschnittlichen 32 % liegt, dann heißt das nicht zwangsläufig, dass die Personalkosten zu hoch sind. Erfahrungsgemäß ist öfter der Umsatz zu gering.
2. Praxisbedarf
Genauso wie die Personalkostenquote kann man auch das Verhältnis zwischen Gesamtumsatz und Praxisbedarf, also die laufenden Verbrauchsmaterialien am Stuhl, welche den Patienten nicht weiterbelastet werden, ermitteln. Diese Quote liegt durchschnittlich bei rund 6 %. Sie ist bei weitem nicht so hoch wie die Personalkostenquote, aber dennoch kann diese Zahl ein gewisses Praxisbild vermitteln. Liegt die Materialquote bei deutlich über 6 %, dann kann das ein Indiz dafür sein, dass entweder zu teuer eingekauft wird oder Materialien nicht sehr bedacht eingesetzt werden. Hierauf nehmen die Praxisinhaber oft keinen oder einen zu geringen Einfluss, weil sich das Praxispersonal darum kümmert. Daher sollte zumindest ein Blick auf diese Kennzahl geworfen werden.
Auch wenn hier in der Regel keine allzu großen Kosteneinsparungen vorgenommen werden können, so hat jedoch keine Praxis etwas zu verschenken und automatisierte Einkaufprogramme können heutzutage helfen, den Einkauf kostengünstig und optimiert durchzuführen.
3. Gewinnquote
Eine der beim Vergleich von Praxen wichtigsten Kennzahlen ist das Verhältnis des Gewinns zum Gesamtumsatz. Die sogenannte Gewinnquote lag laut KZBV-Jahrbuch im Jahr 2021 bei ca. 33 % je Praxisinhaber. Von jedem Euro Umsatz bleiben also 33 Cent Gewinn vor Steuern übrig. Auch diese Zahl kann man der monatlichen BWA entnehmen.
Achtung: Diese Kennzahl, sowie alle anderen Kennzahlen auch, haben quartalsweise die größte Aussagekraft. Das liegt daran, weil die meisten Praxen ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Also den Umsatz und die Kosten nach Zufluss und Abfluss. Durch die quartalsweisen KZV-Restzahlungen kann sich das Ergebnis verziehen. Wenn man in der KZV-Nordrhein im Januar die Restzahlung für das dritte Quartal des Vorjahres erhält, dann ist der Umsatz verhältnismäßig hoch und die Quoten sehen alle regelmäßig sehr gut aus. Das Bild wandelt sich dann in der Auswertung zu März, wenn sich die KZV-Restzahlung auf ein ganzes Quartal verteilt.
Außerdem ist bei der Gewinnquote wichtig zu erwähnen, dass man am Ende nicht von Prozenten, sondern von Euros lebt. Wenn man die Wahl zwischen 120.000 € Gewinn bei einer Gewinnquote von 40 % oder 160.000 € Gewinn bei einer Quote von 30 % hat, dann fällt die Wahl nicht schwer. Man sollte daher nicht nur die Quote, sondern auch das tatsächliche Ergebnis vergleichen und analysieren.
4. Verbliebene Liquidität
Nicht direkt eine zu errechnende Quote aber dennoch eine wichtige Zahl in Ihrer BWA ist die verbliebene Liquidität. Einfach ausgedrückt: Wieviel Geld hat Ihre Praxis erwirtschaftet und wo ist das Geld geblieben? Diese Auswertung erhalten Sie ebenfalls von Ihrem Steuerberater und sollte auch standardmäßig mit ausgegeben werden. So bekommt man ein Gefühl dafür, ob man in einzelnen Monaten oder Quartalen mehr Geld entnommen hat, als die Praxis erwirtschaftet hat. Was auf den ersten Blick nach einer banalen Auskunft klingt, die man auch einfach am Praxiskonto ablesen könnte, ist sie tatsächlich weitaus komplexer. Schließlich spielen neben Ihren Privatentnahmen auch Praxisinvestitionen, die Aufnahme oder Rückführung von Darlehen und die steuerliche Abschreibung eine bedeutende Rolle bei der Entwicklung der Liquidität.
5. Sonstige Konten
Alle zuvor genannten Kennzahlen haben nur eine geeignete Aussagekraft, wenn die erstellte Buchhaltung auch vollständig ist. Sollten bei der Erstellung der Buchhaltung Belege fehlen, dann werden diese Positionen innerhalb der Buchhaltung regelmäßig auf „Auffangkonten“ wie z.B. #1590 gebucht, bis der Beleg nachgereicht wird und klar ist, ob es sich z.B. um eine betriebliche oder private Ausgabe handelt.
Teilweise werden auch Gelder von Konten umgebucht und der Geldabgang erscheint in einem, und der Geldeingang im folgenden Monat. Diese „sonstigen Konten“ haben einen direkten Einfluss auf Ihren Gewinn und auf die verbliebene Liquidität und finden sich nicht in der normalen Gewinn- und Verlustrechnung wieder. Wir empfehlen daher, auch diese Konten regelmäßig und zeitnah abzustimmen, damit Ihre Praxiszahlen eine gute Aussagekraft haben.
